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Il existe des principes qui régissent notre vie au travail, en voici sept inévitables, qu’il est important de connaître pour gérer nos tâches et projets dans les meilleurs conditions…

- Loi de Parkinson : La loi du temps qui allonge la durée -

Comme pour la loi des gaz : « Tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté. » Cette loi fondamentale s'applique à la gestion du temps, mais aussi à celle de notre carrière et de notre vie. Lorsqu'on nous ne fixons pas de deadline à la réalisation d'une tâche ou d’une prise de décision, elles s'éternisent. Car, plus nous avons de temps pour faire quelque chose, plus nous prenons du temps à la concrétiser (nous la perdons même parfois de vue).

LA SOLUTION : Raisonner en termes d'objectifs et non en tâches à réaliser. Ainsi ASAP ne veut rien dire, il faut préciser le vrai délai à respecter, nous pouvons commencer une note ou un mémo par sa conclusion, etc.

- Loi de Douglas : La loi de l’entassement -

« Plus on a de place, plus on s’étale. » C'est l’équivalent dans l’espace de la loi de Parkinson pour le temps. Plus nous avons d'espace autour de nous et d'armoires pour ranger, plus nous avons une tendance à étaler nos affaires. Notre bureau ressemble plus à une aire de stockage qu'à un espace de travail, notre boîte e-mail est surchargée de dossiers et de sous-dossiers. Toute cela ayant pour conséquences que nous perdons du temps à retrouver l'information/les informations utile.s.

LA SOLUTION : Réduire et restreindre nos zones de rangement.

- Loi d'Illich : La loi de l'acharnement inefficace -

« Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité humaine diminue jusqu'à devenir négative. » Que ce soit au bureau, à l’école ou chez nous, au-delà de 90 minutes, notre attention/concentration est en chute libre. Il est donc inutile de prévoir des réunions de 3 heures, de batailler en vain contre un dossier qui nous résiste, d'avaler un sandwich derrière notre écran à midi pour avancer... La journée sans pause ne nous rend pas plus efficace, nous tomberons bêtement en apnée devant notre PC. Ce n’est pas non plus en mettant plus de monde sur un projet que celui-ci avancera plus vite (bien au contraire, trop d’intervenants tue l’intervention).

LA SOLUTION : Faire des pauses et prévoir des blocs de travail de 90 minutes maximum. Entre deux, allons prendre un café, un thé ou encore mieux un bol d'air frais.

- Loi de Carlson : La loi du travail perturbé -

« Le temps perdu à cause de l'interruption d'une tâche est supérieur au temps de l'interruption. » Tout travail interrompu (par une sollicitation, une discussion, des bruits de couloir, le téléphone qui sonne, etc.) est moins efficace qu'un travail réalisé en continu. Pour deux bonnes raisons :

1. Il faut globalement trois minutes au cerveau pour se reconnecter à la tâche.

2. Une fois déconcentré, notre esprit est tenté de papillonner, surtout si le dossier est fastidieux (la machine à café, la lecture d’affiche et papoter deviendront plus intéressant et important que notre travail).

LA SOLUTION : Nous isoler. Fermons notre porte, mettons notre téléphone sur répondeur, désactivons le signal sonore d'arrivée des nouveaux e-mails et résistons à toute distraction lorsque nous avons une tâche importante qui demande toute notre attention.

- Loi de Pareto : La loi des 20-80 -

« L'essentiel prend 20% du temps et de l'espace, l'accessoire, 80%. » Ce coefficient multiplicateur est issu des bâtisseurs de pyramides, qui ont calculé l'énergie minimal nécessaire pour soulever les blocs de pierre. Elle s'applique à bien des domaines : 80% du chiffre d'affaires est réalisé par 20% des clients ou 80% des tâches sont traitées en 20% de temps.

LA SOLUTION : Epargner nos forces, mieux vaut nous focaliser sur ce qui en vaut la peine et qui est vraiment prioritaire. Et Vade Retro le perfectionnisme, le micro-management.

- Loi de Confucius : La loi de l'expérience intransmissible -

« Pourquoi la valeur n’attend pas le nombre des années ». La mode des « best practices » relève du fantasme et « Croyez-en mon expérience » tue l'innovation. Nous sommes dans l'ère du copier-coller qui nous mène à répéter les mêmes erreurs plus rapidement. Or, ce qui vaut pour une situation, ne vaut pas forcément pour les autres.

LA SOLUTION : Il faut laisser sa place à l'imagination. Plutôt que de calquer le manière de faire établis parce que cela fait 15 ans que la boîte fait comme cela, vérifions s’il n’y a réellement pas un moyen de procéder plus rapidement et efficacement (et pourquoi pas en nous inspirant de ce qui est déjà en place).

- Loi de Murphy : La loi des imprévus -

« Rien ne se passe jamais comme prévu ». Il y aura toujours un pépin quand on s’y attend le moins : découvrir que notre passeport est non valide, seulement arrivé à l'aéroport, la voiture qui tombe en panne alors qu’on a un rendez-vous important, les tracas qui s'enchaînent.

LA SOLUTION : Mieux vaut anticiper ou pratiquer la paranoïa intelligente. Ainsi des explorateurs, se font opérer de l'appendicite avant de partir, au cas où il n’y aurait pas de médecin, là où ils vont. Sur des gros projets, des experts préparent des rétroplannings en imaginant le pire qui puisse arriver.

Conclusions

Prendre en compte ces principes peut nous aider à améliorer notre engagement et nos performances au sein de notre équipe professionnelle et même personnelle.

Qu'en pensez-vous?