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Photo de Georgia de Lotz sur Unsplash - Image de @upklyak sur freepik

À l’heure actuelle, cet outil, efficace pour interagir avec nos contacts professionnels, fait partie intégrante du travail à domicile. Mais le moindre hic technique, peut entraver la bonne communication…

- Tout est opérationnel -

Testons notre ordinateur, nos applications, notre caméra et notre microphone (en ligne et hors ligne), afin de nous assurer que tout fonctionne avant toute discussion. Nous ne voulons pas retarder le début de nos échanges, ou perturber le bon déroulement, parce que nous ne pouvons pas être vu ou entendu correctement.

- La trame de fond -

Idéalement, l’arrière-plan d’une vidéoconférence doit être relativement épuré, non distrayant et communiquant rien de notre intimité. Veillons à ce que notre arrière-plan ne présente pas de pile de vaisselle, de linge sale ou de partenaire sortant de la douche. De nombreuses plateformes de réunion virtuelles nous permettent de modifier ou de flouter l'arrière-plan, si nécessaire. Vérifions également que l'éclairage est suffisant pour permettre aux autres de nous voir, c’est particulièrement important si nous procédons à un entretien d’embauche en ligne ou rencontrons des gens par écrans interposés pour la première fois.

- Boire les paroles -

Articulons et exprimons-nous lentement, la qualité de notre connexion Internet peut varier, tout comme la fiabilité des dispositifs. N’oublions pas qu'un léger décalage se produit souvent lorsqu’une personne parle, alors faisons une pause après avoir posé une question et écoutons avec précision la réponse des autres. Il est aisé d'interrompre d'autres orateurs par inadvertance.

- Face caméra -

Notre écran présente de nombreux éléments à regarder : les images de nos collègues et de nous-même, la présentation principale et/ou la transcription de la conversation. Hors écran, notre partenaire et/ou nos enfants peuvent se déplacer autour de nous. Il nous faut établir un « contact visuel » avec les autres participants, en fixant la caméra lorsque nous parlons et écoutons.

- Maintenir le calme -

Si possible, installons-nous dans une pièce à faible trafic où nous pourrons fermer la porte. Si nous ne parvenons pas à trouver de l'intimité pour notre vidéoconférence, optons pour un espace moins fréquenté de notre habitation. Expliquons aux colocataires, conjoints, proches ou enfants que nous participons à une réunion de travail et que nous ne pourrons pas leur parler pendant cette période. Si possible, installons nos animaux domestiques dans une pièce séparée. Et n'oublions pas de désactiver les notifications sur notre ordinateur et nos appareils personnels.

- Le silence est d’or -

La plupart des services de vidéoconférence nous permettent de participer à des réunions en mode muet. Pendant la réunion, lorsque nous ne parlons pas, coupons le microphone pour permettre aux autres de parler sans entendre larsen, bruits de papiers et de dossier, ou encore lorsque nous déposons notre tasse de café trop bruyamment près de notre ordinateur.

- La tenue qui fera l’affaire -

Une tenue simple suffit, cependant évitons les rayures et les motifs à carreaux car ils peuvent créer un effet moiré (ondulations) à l’image. De même que des vêtements d’un blanc brillant ou d’un noir profond, ont un effet perturbateur sur les webcams : le blanc risque de stopper la mise au point et le noir rendra l'environnement trop lumineux.

- Partageons avec précaution -

Si nous partageons notre écran pendant une vidéoconférence, fermons les documents que nous ne souhaitons pas partager, désactivons temporairement toutes les notifications de messagerie (chat, Outlook, etc.) et réduisons le nombre de fenêtres et d'onglets ouverts pour que les participants voient facilement de quoi nous parlons.

- Pas de multitâche -

Le savoir-vivre en réunion virtuelle implique de résister à la tentation de consulter les actualités, les réseaux sociaux ou nos e-mails, pendant la discussion. Le manque d’attention d’un participant lors d'une vidéoconférence est clairement perceptible et insultant. Et personne n’a envie de nous voir ou de nous entendre boire et manger, même si c'est l'heure du déjeuner.

Conclusions

Que nous ayons une discussion en tête-à-tête ou un appel vidéo à plusieurs, nous ne pourrons en profiter pleinement si notre installation fonctionne. Il nous suffira d’allumer notre caméra, notre lampe de bureau, notre micro, de mettre nos écouteurs et d'accrocher une pancarte « Ne pas déranger ».

Qu'en pensez-vous?